Manajemen waktu seorang manajer: motivasi, tujuan, perencanaan. melaksanakan perencanaan yang realistis, yaitu

Setiap bisnis, besar dan kecil, memiliki manajer yang mengelola orang lain dan menerima gaji besar. Hampir semua orang ingin menjadi seorang manajer; itu bergengsi dan menguntungkan, dan pada saat yang sama ada kesempatan untuk bekerja dengan pikiran Anda sendiri dan berkembang. Namun profesi ini juga mempunyai sisi negatif, salah satunya adalah keterbatasan waktu. Bos terkecil memiliki setidaknya 10 orang yang menjadi bawahannya, dan manajer TOP mengelola ribuan orang hanya melalui subordinasi langsung, dan bawahan mereka memiliki lebih banyak bawahan.

Secara total, ternyata meskipun mereka tidak bekerja dengan tangan, mereka tidak melakukan pekerjaan mekanis, dan pekerjaan mereka memakan waktu lebih lama dibandingkan dengan pekerja biasa.

Jadwal kerja seorang manajer biasanya tidak teratur, sehingga ia tidak bisa berharap untuk pulang pada waktu yang sama setiap hari. Meskipun ketidakteraturan adalah pedang bermata dua, karena selain penundaan di tempat kerja, Anda juga bisa pulang lebih awal, opsi kedua jarang terjadi, dan bos terkadang harus duduk di kantor siang dan malam, memilah-milah segala macam dokumen. . Dengan demikian, bidang manajemen waktu bagi para manajer cukup relevan bagi siapa pun yang menjadi bos atau ingin menjadi bos.

Waktu kerja dan waktu pribadi!

Setiap orang, termasuk atasannya, harus memiliki waktu pribadinya sendiri, yang ia habiskan untuk dirinya sendiri, dan bukan untuk bekerja. Sekalipun Anda menyukai posisi Anda dan dengan senang hati menjalankan semua tugas yang diberikan kepada Anda, Anda tetap tidak boleh terus-menerus memikirkan pekerjaan, baik di kantor maupun di rumah.
Anda tidak akan bisa menyebut diri Anda orang sukses sepenuhnya jika Anda menghabiskan seluruh waktu luang Anda dengan menandatangani dan mempelajari segala macam dokumen dan bahkan tidak memiliki kesempatan untuk menikmati gaji yang tinggi. Secara total, ternyata Anda perlu membagi waktu kerja dan waktu pribadi, dan hal ini bisa dilakukan berkat manajemen waktu.

Mengapa manajemen waktu diperlukan bagi manajer?

Sebagai permulaan, ini akan memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Jika sebelumnya Anda mempelajari dan menandatangani 100 dokumen sehari, maka berkat manajemen waktu yang tepat Anda dapat meningkatkan nilai ini satu setengah, atau bahkan dua kali lipat. Tentu saja, hal ini akan meningkatkan nilai Anda sebagai seorang pemimpin, meluangkan waktu untuk hal-hal lain (pemeriksaan, misalnya), dan memungkinkan Anda menangani volume pekerjaan yang jauh lebih besar daripada rekan kerja Anda.

Kedua, manajemen waktu untuk manajer akan membantu Anda meluangkan waktu pribadi, karena Anda akan punya waktu untuk menyelesaikan semua tugas Anda di tempat kerja, dan tidak akan membawa pulang tumpukan dokumen atau tinggal di shift kedua. Dan hanya dengan begitu Anda akan menjadi orang yang benar-benar sukses, karena Anda akan dapat mencurahkan waktu untuk diri sendiri dan keluarga Anda, bersenang-senang dan menghabiskan seluruh gaji Anda, yang merupakan jumlah yang besar bagi para manajer besar. Jika tidak, mengapa harus bekerja dan mendapat bayaran jika Anda menghabiskan lebih banyak energi dan hidup persis sama dengan bawahan Anda.

Aturan dasar manajemen waktu!

Tunjuk deputi dan asisten yang akan melakukan pekerjaan yang kurang penting untuk Anda. Misalnya, jika Anda perlu menandatangani beberapa ratus dokumen dengan jenis yang sama, maka Anda dapat mempercayakan orang lain untuk mempelajarinya, dan hanya menandatangani sendiri surat-surat yang telah diverifikasi. Dengan cara ini Anda akan menghemat hingga 95% waktu kerja Anda. Tentu saja, para deputi harus dipilih dari orang-orang yang bertanggung jawab yang benar-benar dapat memenuhi kewajiban yang diberikan kepadanya.
Biasanya, setiap manajer besar memiliki beberapa orang yang secara langsung berada di bawahnya, yang menangani dokumen, akuntansi kecil, dll. Sedangkan untuk bos yang lebih kecil, mereka mungkin tidak memiliki tim, tetapi disarankan bagi mereka untuk memiliki asisten.
Hal ini dapat dilakukan secara tidak resmi, cukup dengan mendekatkan beberapa karyawan yang kompeten kepada Anda. Biasanya, tidak ada pekerja yang menolak bekerja di kantor atasan, karena hal ini akan berujung pada promosi jabatan.

Selalu ada saat-saat di tempat kerja ketika tidak ada yang bisa dilakukan. Hal ini mungkin tidak sering terjadi, namun tetap saja terjadi. Dan dalam situasi seperti itu, Anda tidak boleh terlibat dalam omong kosong. Pikirkan tentang apa lagi yang perlu Anda lakukan, apa yang dapat Anda lakukan di luar tanggung jawab langsung Anda, dll. Sebagai upaya terakhir, jika Anda sangat lelah, Anda dapat bersantai di kursi yang nyaman, namun tidak perlu mondar-mandir di kantor dan mencari aktivitas.
Pilihan terbaik adalah mengadakan inspeksi spontan. Ambil saja wakil Anda dan pergi ke perusahaan. Mengingat fakta bahwa Anda sendiri mengetahui tentang penggerebekan yang akan datang sekitar lima menit yang lalu, Anda akan dapat melihat keseluruhan proses kerja apa adanya dan menarik kesimpulan Anda sendiri. Anda pasti tidak akan menyia-nyiakan waktu ini, percayalah.

Kemampuan memprioritaskan merupakan kemampuan yang membedakan orang biasa dengan pemimpin sukses. Jika Anda tidak punya waktu untuk melakukan semua yang Anda perlukan, Anda harus dengan terampil memilih apa yang lebih penting. Beberapa acara mungkin tertunda, tetapi jika Anda tidak mengirimkan laporan pajak tepat waktu, besok Anda mungkin kedatangan tamu tak diundang.
Secara total, Anda harus memahami tugas mana yang lebih penting dan perlu diselesaikan saat ini, dan mana yang bisa menunggu. Omong-omong, yang terakhir dapat Anda percayakan dengan aman kepada deputi Anda.

Selain semua ini, Anda tidak boleh melupakan motivasi Anda sendiri. Jika Anda menyukai pekerjaan Anda dan bersedia melakukannya, Anda akan jauh lebih produktif dibandingkan atasan yang tidak termotivasi. Dan jika Anda tidak memiliki insentif dan keinginan untuk bekerja, jika Anda secara berkala mengalami depresi (yang tidak dapat diterima oleh atasan Anda), maka Anda harus mempertimbangkan untuk berganti pekerjaan, karena Anda tidak akan mencapai banyak kesuksesan di tempat Anda saat ini. Dan meskipun Anda dibayar lebih sedikit di tempat baru, Anda akan memiliki lebih banyak peluang untuk pertumbuhan karier dan realisasi diri.

Tidak perlu rencana yang ketat!

Jangan berpikir bahwa untuk mengatur waktu Anda secara rasional, Anda perlu membuat rencana yang ketat tanpa pilihan perilaku alternatif. Tidak dan tidak lagi!
Anda adalah bosnya, dan terserah pada Anda untuk memutuskan apa yang harus dilakukan saat ini. Anda dapat mengubah rencana kapan saja sesuai kebijaksanaan Anda jika keadaan mengharuskannya. Yang paling perlu Anda lakukan adalah merencanakan sejumlah tugas yang harus diselesaikan dalam satu hari, minggu atau bulan, tetapi Anda sendiri yang menentukan urutan penyelesaian tugas, berdasarkan situasi spesifik.
Seperti yang sudah saya tulis di artikel sebelumnya, seseorang tidak bisa mencapai kesuksesan jika seluruh hidupnya berjalan sesuai rencana yang ketat, tidak terkecuali para manajer.

Kata penutup...

Pada akhirnya, saya ingin menambahkan bahwa untuk manajemen waktu, wewenang atasan sendiri juga penting bagi para manajer. Semakin bawahan Anda menghormati Anda, semakin cepat dan baik mereka melaksanakan perintah Anda, dan semakin sedikit waktu yang Anda habiskan untuk mengendalikan. Anda bisa mendapatkan rasa hormat dengan berbagai cara, yang saya cantumkan di salah satu artikel saya sebelumnya. Dan bila Anda memiliki wewenang, Anda dapat mengelola orang dengan lebih efektif dan menghemat hingga 50% waktu kerja Anda.

Manajemen waktu manajer: dari yang sederhana hingga yang rumit

Sekitar enam bulan yang lalu, sebuah majalah bisnis tertentu, yang kesannya lumayan :))), memesan artikel dari saya. Artikel ini ditujukan untuk "manajer yang serius" dan dimaksudkan untuk mencerahkan mereka tentang "manajemen waktu perusahaan yang benar".

Saya menulis artikel dan mengirimkannya tepat waktu, tetapi tidak pernah dipublikasikan. Mengapa? Tidak dikenal! (karena menurut tradisi, naskah “tidak ditinjau dan tidak dikembalikan”). M.b. para editor akan sadar, tetapi teks-teks seperti itu cenderung menjadi usang. Itu sebabnya saya memutuskan untuk mempublikasikan artikel ini di blog ini. Baca untuk kesehatan Anda!

Dalam keyakinan saya yang mendalam,manajemen waktu, sebagai semacam teknologi independen, saat ini . Puncak minat dalam manajemen waktu terjadi 5-10 tahun yang lalu. Namun saat ini manajemen waktu tidak hanya dikritik oleh para pemalas.

Pertama-tama, tidak ada yang suka ungkapan aneh "manajemen waktu", yang secara harfiah diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia sebagai “manajemen waktu”. Tentu saja, hanya pasien tingkat lanjut di klinik psikiatri yang dapat mengontrol waktu (juga alam semesta, ruang, dll.).

Dalam “manajemen waktu” ada beberapa substitusi konsep yang licik: kita belajar bukan untuk mengatur waktu, tapi kelola diri Anda sendiri, tindakan Anda relatif terhadap (dengan mempertimbangkan) waktu. Manajemen waktu adalah tentang meningkatkan efisiensi kita dari waktu ke waktu.

Efisiensi waktu juga dapat diartikan sebagai kecepatan, kecepatan(kami mencapai tujuan kami lebih cepat dari sebelumnya) dan bagaimana caranya produktivitas, produktivitas(kita mendapatkan volume hasil yang lebih besar per satuan waktu).

Akan lebih tepat untuk mempertimbangkan “manajemen waktu” (karena istilah tersebut telah ada secara historis) sebagai bagian manajemen diri; hanya sebagai teknik individual yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dari waktu ke waktu.

Kedua, menjadi efektif, “menyelesaikan segalanya”, tentu saja, luar biasa... Tetapi untuk beberapa alasan tidak ada buku atau pelatihan apa pun tentang manajemen waktu. tidak ada pembicaraan tentang batasan dan biaya efisiensi. Ada semacam paradoks efisiensi" - semakin banyak yang bisa kita lakukan, semakin banyak tugas baru yang muncul di hadapan kita. Tapi apa yang ada di ujung jalan ini?

Pada akhirnya, peningkatan efektivitas pribadi yang tidak ada artinya - kelelahan, kelelahan emosional, penurunan gigi. Setelah bertahun-tahun bekerja sebagai konsultan, saya sudah tahu betapa mudahnya mengidentifikasi karyawan yang paling “efektif” dalam sebuah organisasi. Biasanya mereka adalah orang yang terlihat paling lelah dan beban kerjanya berkali-kali lipat lebih besar dibandingkan staf "tidak efektif" lainnya.

Saya telah berulang kali menemukan fakta bahwa karyawan biasa dalam suatu organisasi, setelah melihat betapa kerasnya pemimpin “efektif” mereka bekerja, mulai menyabotase program pelatihan apa pun yang terkait dengan peningkatan efektivitas pribadi. Mereka menganggap manajemen waktu sebagai semacam “sistem kerja sweatshop” yang coba diterapkan oleh manajer kepada mereka.

Saya juga mengamati cukup banyak pemimpin yang efektif(Saya menulis tanpa tanda kutip, karena... mereka adalah orang-orang yang sangat terorganisir dan sukses), yang mengalami periode “kecintaan yang membara” terhadap manajemen waktu dan teknik lain untuk meningkatkan efektivitas pribadi. Namun kemudian mereka menjadi kecewa dengan metode ini dan “kelelahan”. Mereka baru menyadari bahwa: “Anda tidak dapat mengulangi semua pekerjaan, tidak peduli seberapa keras Anda mencoba!” Bagi mereka, efisiensi waktu menjadi kurang penting dibandingkan efisiensi dalam hubungan, nilai, dan sebagainya.

Ketiga, kasus kegagalan implementasi semakin sering terjadi manajemen waktu perusahaan. Alasan utamanya adalah kurangnya pemahaman tentang perbedaan antara manajemen waktu pribadi (individu) dan manajemen waktu organisasi (perusahaan). Dengan kata lain, kita diminta untuk mengelola efektivitas organisasi dari waktu ke waktu dengan cara yang sama seperti efektivitas pribadi dari waktu ke waktu. Tentu saja, tidak ada hal baik yang dihasilkan dari ini... ( Tetapi lebih lanjut tentang ini di bawah dalam teks.).

Anda dapat memilih tiga jenis()manajemen waktu(TM): 1) individu (atau pribadi); 2) permainan peran (kelompok); 3) organisasi (perusahaan).

TM Individu- ini adalah keterampilan mengelola diri sendiri pada waktunya bagi seorang individu; keterampilan, seolah-olah dia benar-benar independen dari orang-orang di sekitarnya, dan berada di dunianya sendiri yang terpisah.

Kita semua mempunyai otonomi sampai batas tertentu; masing-masing dari kita memiliki kehidupan pribadinya sendiri; beberapa tujuan, proyek, dan upaya yang kita lakukan secara eksklusif “untuk diri kita sendiri”. Misalnya, jika saya ingin belajar bahasa asing, atau menurunkan berat badan 20 kilogram, ini adalah tujuan pribadi saya. Bagaimana saya mengatur waktu saya dalam proses mencapai tujuan individu ini akan menjadi manajemen waktu pribadi saya.

Secara default, TM individu lebih ditujukan untuk spesialis dalam “profesi liberal” (orang kreatif, dll.), serta untuk pengusaha tunggal dan manajer puncak. Bukan kebetulan bahwa manajer puncak ada dalam daftar ini, karena... mereka diharapkan memiliki kebebasan yang lebih besar dalam mengatur waktu kerja mereka sendiri (dibandingkan dengan karyawan lainnya).

99% dari buku dan pelatihan manajemen waktu yang saya tahu dikhususkan untuk pelatihan/pengembangan keterampilan TM individu. Rupanya, diasumsikan bahwa seseorang dapat menggunakan keterampilan tersebut sesuka hati baik dalam kehidupan pribadinya maupun dalam aktivitas profesionalnya.

Daftar keterampilan dasar TM individu(keterampilan, kompetensi) terbuka, tetapi keterampilan pengorganisasian diri berikut harus disertakan:

1) Keahlian menghitung dan memperkirakan pengeluaran waktu seseorang pada berbagai tugas/kegiatan.

2) Keterampilan menetapkan tujuan (kemampuan menentukan tujuan, merumuskannya, menyesuaikannya, dll).

3) Keterampilan merencanakan (dalam skala waktu apa pun; tetapi yang paling penting adalah kemampuan merencanakan hari Anda).

4) Keterampilan melaksanakan rencana (kemampuan memilih hal-hal yang diprioritaskan; kemampuan mengambil keputusan; kemampuan mengenali dan mengatasi “waktu yang terbuang”).

5) Keterampilan memulihkan kekuatan, mempertahankan kinerja dan motivasi yang tinggi (“drive”).

Untuk setiap keterampilan manajemen waktu pribadi yang terdaftar ada banyak teknik. Penjelasan masing-masing “alat” tersebut memerlukan penulisan buku yang mendalam, jadi saya akan memberikan beberapa contoh saja:

1) Untuk pelacakan waktu Ketepatan waktu digunakan (fotografi/foto diri hari kerja; komputer untuk mencatat biaya waktu kerja), berbagai macam grafik dan daftar periksa.

2) Untuk penetapan tujuan alat seperti SMART, CCCFT, GROW, piramida tingkat logis R. Dilts, analisis “nilai tujuan X”, dll.

3) Untuk perencanaan berbagai jenis sistem digunakan, yang biasanya disebut dengan nama penciptanya: perencanaan “menurut metode ALPS L. Seivert”, “menurut Gleb Arkhangelsky”, “menurut sistem GTD D. Allen”, “menurut metode Stephen Covey”, “menggunakan piramida B .Franklin”, “menurut metode 18 menit P. Bregman”, “menurut teknologi 12 minggu B. Moran”, dll.

Biasanya, setiap sistem perencanaan memiliki buku hariannya sendiri, yang dapat dibeli sebagai pengatur kertas atau sebagai program komputer.

Beberapa sistem perencanaan cukup kompleks karena... melibatkan pembangunan sistem rencana multi-level (dari jangka panjang hingga harian). Namun ada juga sistem perencanaan yang relatif sederhana (misalnya, “Fokus Otomatis” oleh M. Forster), yang didasarkan pada daftar tugas/tugas biasa.

4) Untuk efisien pelaksanaan yang direncanakan Metode yang digunakan cukup beragam. Misalnya, untuk mengatasi “time sink”, Anda dapat menggunakan berbagai cara untuk mengatur ruang kerja dan membatasi arus informasi (“infodiet”).

Untuk pengambilan keputusan yang cepat (penyesuaian rencana pada siang hari), berbagai teknik untuk memprioritaskan tugas/kasus digunakan: matriks Eisenhower, mengidentifikasi “tujuan utama”, aturan 80/20 (menurut R. Koch), dll.

Cabang metode yang terpisah dikaitkan dengan peningkatan disiplin kinerja pribadi - pengembangan rutinitas dan ritual kerja yang benar, konsolidasi berbagai jenis kebiasaan yang bermanfaat.

5) K teknik "energi". manajemen waktu mencakup mempertimbangkan bioritme pribadi dan kemampuan untuk memilih waktu paling optimal sepanjang hari untuk menyelesaikan masalah individu; ritme dalam bekerja, periode kerja/istirahat yang bergantian (misalnya, teknik terpisah di sini adalah apa yang disebut “manajemen waktu Pomodoro”); kemampuan untuk beristirahat secara konstruktif; kemampuan untuk menjalani kehidupan yang bervariasi, seimbang, dll.

Seperti yang Anda lihat, pilihan metode TM pribadi sangat luas. Pada saat yang sama, tidak dapat dikatakan bahwa beberapa teknik lebih baik dan beberapa lebih buruk. Atau ada metode yang lebih sederhana dan ada pula yang lebih sulit. Dalam manajemen waktu pribadi, hanya kecocokan individu seseorang dengan teknik tertentu yang penting. Selama bertahun-tahun saya tidak pernah bosan mengulangi: “Metode manajemen waktu terbaik adalah nyaman (dan efektif) untuk Anda secara pribadi metode!"

Manajemen waktu berbasis peran- ini adalah keterampilan mengelola hubungan/komunikasi dengan orang-orang di sekitar kita. Kita tidak hidup dalam kehampaan; kehidupan dan pekerjaan kita terhubung dengan orang lain. Artinya efektivitas kita (termasuk dalam waktu) bergantung pada kemampuan membangun hubungan yang benar dengan orang lain.

Dalam setiap jenis hubungan kita memainkan peran tertentu. peran sosial. Setiap peran adalah serangkaian fungsi; semacam daftar tindakan dan perilaku yang diperlukan untuk mempertahankannya. Peran seorang manajer melibatkan, pertama-tama, komunikasi manajemen, di mana manajer melatih dan menginstruksikan karyawan, menetapkan tugas dan memberi perintah, mengoordinasikan pekerjaan, memberikan umpan balik, dll.

Gagasan utama TM berbasis peran adalah kita harus memiliki cukup waktu untuk menjalankan semua fungsi yang diperlukan untuk mempertahankan sistem hubungan yang diinginkan. Misalnya, pimpinan suatu organisasi harus memiliki waktu baik untuk berkomunikasi dengan karyawannya sendiri maupun untuk komunikasi eksternal. Dia harus memiliki cukup waktu untuk memainkan peran sebagai pemimpin, peran sebagai pelatih, dan peran sebagai negosiator, dll. ( misalnya, manajemen klasik G. Mintzberg mengidentifikasi 10 peran manajer).

Bukan rahasia lagi kalau penyerap waktu dan hambatan terbesar dalam mencapai tujuan kita adalah orang lain. Ada banyak cara untuk “mencuri” waktu kita: mengalihkan perhatian “bukan urusan”; memanipulasi; gunakan "delegasi terbalik", dll. Di sisi lain, orang-orang di sekitar Anda tidak hanya bisa menjadi seperti itu vampir waktu, tetapi juga asisten yang berharga dalam mencapai tujuan kita. Mereka dapat melakukan beberapa tugas melimpahkan(dan dengan demikian menghemat waktu Anda). Energi tim yang terdiri dari orang-orang yang berpikiran sama selalu melebihi kekuatan satu orang. Oleh karena itu, produktivitas (yaitu efisiensi waktu) suatu tim selalu lebih tinggi daripada produktivitas individu.

Kompetensi dalam TM berbasis peran berarti, di satu sisi, kemampuan untuk menghentikan (meminimalkan) hubungan yang tidak produktif, dan di sisi lain, membangun hubungan sumber daya dengan orang lain.

Keterampilan dasar bermain peran TM meliputi:

1. Keterampilan identifikasi peran(ini adalah jawaban atas pertanyaan: Siapa saya? Peran sosial apa yang menentukan “saya” saya? Peran mana yang menjadi prioritas - yaitu, haruskah saya mencurahkan lebih banyak waktu untuk peran tersebut? Apa sebenarnya yang harus saya lakukan untuk ini, fungsi apa yang harus saya lakukan? ?)

2. Keterampilan membangun hubungan sumber daya(pembentukan jaringan hubungan pribadi dan koneksi bisnis Anda yang disengaja, yang akan menjadi "akselerator" - akan meningkatkan efektivitas Anda seiring waktu).

3. Keterampilan memelihara hubungan sumber daya(hubungan adalah kewajiban timbal balik berbasis peran, ini adalah semacam “pertukaran jasa”. Setiap hubungan memerlukan biaya - termasuk waktu - untuk mempertahankannya, dan Anda harus dapat mengoptimalkan biaya tersebut)

4. Keterampilan pemutusan hubungan(Anda harus bisa dengan benar memutuskan hubungan dengan orang-orang negatif yang menjadi “penghancur waktu” kita. Penting untuk melakukan ini sedemikian rupa sehingga perpisahan itu sendiri tidak menimbulkan konsekuensi yang lebih buruk - konflik, permusuhan tersembunyi, perasaan rasa bersalah, dll).

Sayangnya, hanya ada sedikit metode dan teknik untuk manajemen waktu bermain peran. Beberapa metode ini masih dikembangkan, ada pula yang dipinjam dari pembinaan, konsultasi bisnis, psikoterapi, dll. Misalnya, untuk menganalisis dan mengoptimalkan suatu sistem hubungan, Anda dapat menggunakan yang dimodifikasi peta pemangku kepentingan(alat analisis pemangku kepentingan yang diusulkan oleh E. Freeman dalam manajemen strategis) atau metode lain untuk memetakan peran sosial.

Manajemen waktu perusahaan- ini adalah optimalisasi aktivitas organisasi dalam kaitannya dengan parameter waktu. Objek kendali dalam TM pribadi adalah pria itu sendiri; objek kontrol dalam TM berbasis peran adalah sistem hubungan dengan orang lain; objek pengelolaan dalam TM korporasi adalah organisasi secara keseluruhan dan subsistem individualnya(keuangan, pemasaran, produksi, personalia, dll).

Setiap subsistem individu biasanya pengulangan siklus proses bisnis utama. Misalnya dalam pemasaran yang bisa kita bicarakan siklus hidup produk(produk): dari saat pengembangannya hingga saat produk tersebut sepenuhnya ditarik dari pasar. Demikian pula ada siklus produksi, keuangan, manajemen, dll. Semua siklus terhubung satu sama lain. Secara metaforis, organisasi dapat direpresentasikan sebagai mekanisme jarum jam, di mana roda-roda gigi berputar, saling berhubungan erat satu sama lain; dimana kecepatan putaran masing-masing roda menentukan putaran roda lainnya.

Dalam bukunya "Integrasi" Yitzhak Adizes diidentifikasi sebagai masalah utama bisnis apa pun disintegrasi sistem bisnis individu. Perubahan di berbagai departemen (subsistem) organisasi terjadi dengan kecepatan yang berbeda-beda. Akibatnya, departemen-departemen tersebut memiliki “usia” yang berbeda-beda. Misalnya, pemasaran harus berubah secepat mungkin namun tetap “muda selamanya”. Pada saat yang sama, departemen akuntansi menganut tatanan stabil yang telah ditetapkan selama beberapa dekade, dan berperilaku seperti “orang tua” yang konservatif. Karena perbedaan “usia” struktur bisnis dalam suatu organisasi, terjadi disintegrasi, menjadi tidak efektif dan tidak dikelola dengan baik.

Menurut saya, daripada “disintegrasi” akan lebih tepat menggunakan istilah “ desinkronisasi" (atau "de-sinkronisasi"). Namun metafora Adizes tentang "konflik generasi" yang muncul antara struktur organisasi yang tampaknya ada di zaman yang berbeda sangatlah berhasil.

Di awal artikel, saya sebutkan bahwa saat ini ada semacam substitusi konsep, ketika “manajemen waktu perusahaan” dipahami sebagai manajemen waktu pribadi yang diproyeksikan ke dalam organisasi. Bagaimana manajemen waktu “perusahaan” yang paling sering diterapkan saat ini? Pertama, pelatihan dilakukan untuk manajemen dan spesialis terkemuka. Pada pelatihan ini mereka menguasai keterampilan dan alat efisiensi pribadi (individu!), misalnya belajar merencanakan waktu menggunakan MS Outlook. Biasanya, manajer puncak cukup tertarik untuk meningkatkan efektivitas pribadi mereka, dan pelatihan berjalan lancar tanpa hambatan.

Setelah itu, mereka yang telah menyelesaikan pelatihan diminta untuk memotivasi (menyebarkan “basil manajemen waktu” ke seluruh organisasi) seluruh karyawan lainnya untuk mempelajari manajemen waktu. Terlepas dari berhasil atau tidaknya hal ini, semua karyawan lainnya juga dilatih dalam keterampilan TM pribadi. Dan agar apa yang telah dipelajari tidak dilupakan, organisasi memperkenalkan “standar TM”, yang merumuskan aturan “menghemat waktu” untuk komunikasi internal, penetapan tugas, mengadakan pertemuan, dll. Setelah itu, “manajemen waktu perusahaan” dianggap berhasil diterapkan.

Jika setiap orang telah meningkatkan efektivitas pribadinya dari waktu ke waktu, maka diasumsikan bahwa organisasi pasti menjadi lebih efektif dari waktu ke waktu. Tapi benarkah demikian?

Ngomong-ngomong, apa yang sebenarnya diterapkan? Jika Anda melihatnya dari sudut pandang organisasi secara keseluruhan, maka hasil penerapan “manajemen waktu perusahaan” yang khas ini adalah: 1) komunikasi internal yang tertata sebagian; 2) prosedur manajemen operasional yang sedikit dioptimalkan (penetapan tugas, pengendalian, dll); 3) aliran dokumen internal yang sedikit ditingkatkan (diotomatiskan menggunakan, katakanlah, MS Outlook) terkait dengan komunikasi internal dan manajemen operasional. Itu saja! Namun sejauh mana perbaikan kecil ini menyelesaikan masalah global berupa disintegrasi (desinkronisasi) bisnis secara keseluruhan?!

Menurut pendapat saya, efisiensi sistem bisnis dalam hal waktu bergantung pada penggunaan teknologi dan metode yang didasarkan pada “metodologi aliran (atau proses).” " Metodologi aliran"adalah gagasan tentang dinamika, tentang perubahan keadaan subsistem organisasi dari waktu ke waktu. "Aliran" adalah ketika ada keadaan awal sistem "pada masukan"; ada proses perubahan (seiring waktu); dan terdapat keadaan akhir dari sistem “pada keluaran”. Karakteristik waktu dari “aliran” dapat berubah, termasuk di bawah pengaruh manajemen kami.

Agar tidak terlalu abstrak, saya akan memberikan beberapa contoh. Apa itu "metodologi aliran", katakanlah dalam manajemen personalia? Ini adalah gagasan manajemen personalia sebagai logistik personel - yaitu. bagaimana tentang" siklus hidup karyawan", dari saat dia tertarik pada pekerjaan dan pekerjaan, hingga saat dia diberhentikan. Dalam sebagian besar kasus (karena biaya perekrutan, adaptasi dan pelatihan, dll. cukup tinggi), manajemen organisasi tertarik pada " pelan - pelan“menggerakkan aliran personel melalui suatu organisasi.

Ada banyak alat SDM khusus (yang pada dasarnya dapat disebut “metode manajemen waktu personel”) yang dirancang untuk memecahkan masalah “memperlambat” aliran personel. Misalnya, program konseling karir dalam organisasi; ini juga merupakan program yang sedang populer saat ini untuk “meningkatkan loyalitas dan keterlibatan” personel, dll.

Dalam manajemen produksi"metodologi aliran" paling jelas diungkapkan dalam konsep tersebut siklus produksi(waktu suatu produk dalam produksi sejak peluncuran bahan mentah hingga penerimaan produk jadi). Tugas universal dari setiap manajemen produksi adalah mengurangi durasi siklus produksi (yaitu " percepatan").

Ada juga banyak metode dan alat yang dapat Anda gunakan untuk “mempercepat” siklus produksi. Kisaran metode ini beragam: dari pemodelan matematika dan perhitungan operasi produksi, hingga teknik Lean Production yang sederhana dan praktis (“lean production”; yang disebut “sistem produksi Toyota” dan modifikasi modernnya). Metode yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses produksi dari waktu ke waktu (“mempercepat”) juga dapat disebut “metode manajemen waktu produksi”.

Saya ulangi bahwa setiap subsistem organisasi dapat dipertimbangkan dari sudut pandang "metodologi aliran" (penjualan - dari sudut pandang "siklus hidup produk"; keuangan - dari sudut pandang keuangan/uang tunai manajemen aliran, dll.). Dan setiap subsistem akan memiliki metode pengoptimalannya sendiri untuk faktor waktu (yaitu, “manajemen waktu”) sendiri.

Oleh karena itu, jika kita katakan tentang manajemen waktu perusahaan yang sebenarnya, maka tugas utama manajer adalah menyinkronkan sistem. Artinya, mengatur interaksi subsistem organisasi satu sama lain sedemikian rupa sehingga tidak ada satu pun dari mereka yang “tertinggal” dalam waktu atau “berlari lebih dulu”. Seorang pemimpin ibarat pembuat jam yang memastikan traksi terbaik dari “roda” (subsistem organisasi).

Siapa yang dapat melakukan ini dalam organisasi? Anda tidak akan menemukan “manajer waktu” khusus di direktori kualifikasi mana pun. Oleh karena itu, tugas utama TM perusahaan (untuk menyinkronkan subsistem organisasi) biasanya berada di pundak orang pertama. Namun pada kenyataannya, “pembuat jam” utama dalam sebuah perusahaan sering kali adalah seorang manajer puncak, yang (terlepas dari nama formal posisinya) memiliki keterampilan yang kuat dalam analisis dan sintesis sistem, dan merupakan “generalis dari Tuhan.”

Metode manajemen apa yang dapat memecahkan masalah utama TM perusahaan? Saya ingin segera mengatakan bahwa tidak ada alat "manajemen waktu" khusus di sini, tetapi alat yang sudah dikenal cukup cocok alat strategis dan manajemen proyek. Misalnya saya sudah melihat bagaimana implementasinya diagram jaringan sederhana membantu “menyinkronkan” berbagai departemen, dan secara signifikan meningkatkan efisiensi organisasi dari waktu ke waktu.

Sebagai kesimpulan, saya ingin mengatakan itu di Rusia modern hampir tidak ada “manajemen waktu perusahaan”. Kita hanya dapat berbicara tentang proyek konsultasi individu yang berhasil mengenai “sinkronisasi” bisnis, atau tentang kasus individu dari manajemen perusahaan “sinkronistik” yang efektif.

Jika Anda menyukai/mendapati teks ini berguna, pastikan untuk melakukannya!

Definisi Manajemen Waktu

Manajemen waktu adalah ilmu yang tugas utamanya adalah meningkatkan produktivitas tenaga kerja dan menghasilkan hasil yang lebih besar per satuan waktu.

Ilmunya tergolong baru, umurnya tidak lebih dari 10-15 tahun.

Siapa yang paling membutuhkan manajemen waktu?

Kami telah menyusun daftar frasa yang sering diucapkan saat bekerja. Uji dirimu. Pernahkah Anda mendengar setidaknya satu dari ungkapan ini keluar dari mulut Anda dalam 2 minggu terakhir?

Ini adalah ungkapannya:

Aku semua urusan
Kapan saya harus melakukan ini?
Saya akan mengesampingkannya, saya tidak punya waktu sekarang
Sayangnya, saya bukan robot dan tidak bisa bekerja 20 jam sehari
Saya sibuk dan lupa

Apakah Anda mengenali diri Anda sendiri? Maka teknik ini akan bermanfaat bagi Anda.

Dasar dari teknik ini

Sebenarnya tekniknya sangat sederhana. Untuk memahaminya, Anda hanya perlu mempelajari skema dasar tindakan. Anda tidak akan diharuskan melakukan sesuatu yang berat atau sulit untuk dicapai.

Yang kamu butuhkan adalah:

Urutkan hal-hal menjadi hal-hal yang utama dan tidak penting. Hal-hal yang tidak penting harus dikesampingkan dan tidak ditangani
Bagikan tugas-tugas utama di kalender berdasarkan hari
Mulai menyelesaikan tugas
Melakukan pembekalan setelah selesai (apa yang memakan banyak waktu, dimana hambatannya, kendala apa yang tidak dapat diramalkan)

Tindakan 1: Menemukan hal terpenting untuk dilakukan

Kami memahami bahwa Anda sering berpikir: “Bagaimana mungkin saya tidak melakukan hal ini, saya sangat membutuhkannya.” Memang sangat sulit untuk mengatasi diri sendiri dan tidak mengerjakan semua tugas sekaligus. Apa yang sebenarnya penting menjadi jelas kemudian, ketika muncul pemahaman bahwa tugas ini bisa saja ditunda selama beberapa minggu, meskipun tampaknya tugas ini penting.

Jadi, tindakan pertama- Anda harus benar-benar menuliskan semua yang harus Anda lakukan.

Paling sering, selembar kertas dipilih untuk menulis. Namun, ini bukan cara yang mudah, karena Anda cepat bosan menulis dan membuat perubahan pada catatan, karena rencana cenderung berubah.

Paling cocok untuk mencatat semua hal penjadwal. Ini adalah program khusus untuk menyusun daftar tugas untuk Anda sendiri.

Berikut adalah contoh segunung hal yang dapat diturunkan dari kepala Anda ke dalam program:

Apa yang benar-benar penting dan apa yang bisa menunggu? Untuk menyoroti tugas-tugas utama Anda, Anda perlu menerapkan aturan sederhana manajemen waktu: selesaikan tugas-tugas yang berkontribusi pada pencapaian tujuan Anda terlebih dahulu.

Rumuskan tujuan Anda, sekarang periksa daftar tugas yang Anda catat. Pindahkan hal-hal yang tidak membantu Anda mencapai tujuan Anda ke bawah.

Anda dapat menempelkan label berwarna pada hal-hal penting. Hasilnya adalah gambar ini:

Pemilahan tugas secara manual menjadi penting dan tidak penting ini didasarkan pada prinsip Pareto yang terkenal. Esensinya adalah 80% hasil yang dicapai berasal dari penyelesaian 20% tugas saja. Sisanya 20% hasil berasal dari penyelesaian 80% tugas.

Tindakan 2: Merencanakan untuk menyelesaikan sesuatu

Anda perlu menetapkan tanggal jatuh tempo tertentu untuk setiap tugas. Untuk beberapa tugas, tetapkan waktu tambahan.

Contoh jadwal harian:

Dua tips penting yang akan berguna saat merencanakan waktu kerja Anda:

Jangan membebani rencana harian Anda secara berlebihan. Jika Anda merasa tidak punya waktu untuk menyelesaikan semuanya, lebih baik bagikan beberapa tugas di hari lain.
Berusaha keras untuk menjaga tugas tetap sederhana dan singkat. Hindari tugas selama beberapa hari. Jika tugasnya panjang, bagilah menjadi subtugas yang lebih kecil dan letakkan di kalender

Selalu ada tugas yang terikat pada waktu tertentu. Ini bisa berupa panggilan konferensi atau rapat perencanaan yang penting.

Akan lebih mudah untuk menempatkan tugas-tugas seperti itu pada garis waktu untuk kejelasan.

Lihat betapa rapinya jadwal per jamnya:

Aturan emas yang akan membantu Anda membuat jadwal harian:

Jangan merencanakan seluruh hari kerja Anda dengan ketat. Sisakan hingga 20% waktu luang
Tempatkan "zona hijau" dalam rencana per jam - area waktu luang selama 10-20 menit di antara tugas-tugas berbasis waktu
Tetapkan tugas yang paling sulit di pagi hari (sebelum pukul 12.00). Pada masa ini, seseorang mengalami produktivitas yang maksimal.
Buat pengingat untuk diri sendiri agar tidak melewatkan hal penting.
Jika ada beberapa tugas serupa, lebih baik menyelesaikannya sekaligus

Ini adalah pemberitahuannya program manajemen waktu dapat menarik perhatian Anda ke tugas yang diinginkan. Pengingat berikut muncul di komputer dan ponsel cerdas Anda:

Kami telah menyiapkan untuk Anda ulasan video tentang bagaimana merencanakan program minggu depan

Tindakan 3. Jalankan tugas dari rencana

Setelah tugas yang direncanakan selesai, perlu untuk menetapkan status "Selesai". Dalam program ini, ini dilakukan dalam 2 klik:

Dan satu nasihat lagi. Kami memahami bahwa terkadang Anda ingin bekerja tanpa istirahat atau akhir pekan untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Namun tetap perlu bekerja lebih merata agar kerja dan istirahat saling menggantikan.

Tindakan 4: Analisis pekerjaan yang diselesaikan dan persentase rencana yang selesai

Di penghujung hari, penting untuk menganalisis pekerjaan yang telah dilakukan. Ini akan membantu Anda memahami seberapa efektif Anda menghabiskan waktu Anda. Mungkin ada tugas yang menyita sebagian besar waktu kerja Anda. Hal ini juga berguna untuk mengetahui seberapa dekat Anda dengan penyelesaian rencana tersebut.

Tugas yang belum selesai harus dijadwal ulang untuk hari lain.

Seringkali rencana tidak selesai pada tanggal yang dijadwalkan. Kami mengidentifikasi 4 alasan utama untuk masalah ini:

Perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas tidak akurat
Perluasan rencana secara konstan (menambahkan tugas-tugas mendesak baru)
Produktivitas rendah dalam bekerja
Kurangnya waktu luang dan tidak terencana dalam rencana (semua tugas ditempatkan saling membelakangi)

Apa saja jenis sistem manajemen waktu?

Saat ini, terdapat beberapa lusin sistem manajemen waktu. Ada sistem kaku yang mengatur keseluruhan skema analisis tugas, dan sistem fleksibel yang memberikan serangkaian rekomendasi untuk menganalisis kasus. Namun semua sistem memiliki mekanisme yang disebutkan di atas: pilih hal-hal utama yang harus dilakukan, bagi menjadi beberapa hari, lakukan, analisis.

Kami telah memilih sistem yang paling umum.

Nama sistem	Pencipta	Kesulitan menguasai
GTD - Menyelesaikan Sesuatu (cara menyelesaikan segala sesuatunya)	David Allen	Rata-rata
Sistem Alan Lakein	Alan Lakein	Rata-rata
Sistem Alexander Lyubishchev	Alexander Lyubishchev	Rendah
Versi Final / Fokus Otomatis / Superfokus / Lakukan Besok	Tandai Forster	Tinggi
Teknik Pomodoro	Francesco Cirillo	Rata-rata
sistem Stephen Covey	Stephen Covey	Rata-rata
Sistem Brian Tracy	Brian Tracy	Rata-rata
Sistem John Von Aiken	John Von Aiken	Rata-rata
Sistem Julia Morgenstern	Julia Morgenstern	Rata-rata
Sistem Benyamin Franklin	Benyamin Franklin	Rendah
sistem Bodo Schaefer	Bodo Schaefer	Rata-rata
Drive Waktu	Gleb Arkhangelsky	Rendah
Sistem Yana Frank	Yana Frank	Rendah
Manajemen waktu turbo	Perusahaan "Organizer LeaderTask LLC"	Rendah

Program manajemen waktu

Untuk mengatur waktu semudah dan senyaman mungkin, kami merekomendasikan penggunaan program khusus untuk komputer dan ponsel cerdas. Aplikasi memungkinkan Anda membuat daftar tugas untuk setiap hari, menampilkan skala per jam, mengumpulkan tugas yang berbeda ke dalam proyek, dan banyak lagi.

Salah satu program manajemen waktu yang paling terkenal dan sederhana adalah LeaderTask.

Analisis komparatif program penjadwal menunjukkan bahwa LeaderTask lebih unggul dari analognya dalam hal fungsionalitas. Dengan itu Anda dapat menggunakan teknik manajemen waktu apa pun.

Fungsi perencanaan dalam suatu perusahaan. Tanggung jawab utama seorang manajer. Organisasi pekerjaan manajer, perencanaan waktunya (manajemen waktu). Rekomendasi untuk membuat rencana mingguan. Merencanakan waktu seorang spesialis dan tanggung jawabnya.

Mengirimkan karya bagus Anda ke basis pengetahuan itu sederhana. Gunakan formulir di bawah ini

Pelajar, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.

Diposting di http://www.allbest.ru/

Perkenalan
1. Bagian teoritis
1.1 Fungsi perencanaan
1.2 Tanggung jawab manajer
1.5 Tanggung jawab seorang spesialis
2. Bagian praktis
Kesimpulan
Bibliografi

Perkenalan

Perencanaan- ini adalah aktivitas yang bertujuan untuk menjembatani secara mental antara tempat-tempat di mana tim Anda berada waktu, dan posisi yang Anda inginkan di masa mendatang, dalam hal penyelesaian tugas. Fungsi perencanaan- Ini merupakan respon terhadap kebutuhan tim untuk mengetahui bagaimana tujuan akan dicapai.

Perencanaan terkait dengan pengembangan metode tindakan atau cara untuk mencapai suatu tujuan. Seorang pemimpin yang tidak memiliki rencana, mungkin tidak efektif. Cari alternatif

Untuk menghasilkan sejumlah opsi tindakan yang memadai dan mengusulkannya kepada tim, Anda harus memiliki keterampilan tertentu. Jelas bahwa Anda mungkin dibatasi oleh kekurangan waktu. Jadi salah satu pertanyaan pertama yang harus Anda tanyakan adalah: “Berapa banyak yang saya punya? waktu? Jika perlu, periksa ini waktuNbaru pembatasan itu nyata, bukan dirasakan. Seringkali kita memiliki lebih banyak waktu untuk mengkompilasi rencana daripada yang kita pikirkan. Dengan tidak adanya krisis atau situasi berbahaya, dan mengetahui seberapa banyak waktu kamu memilikinya, kamu dapat memanfaatkannya dengan baik waktu untuk mengembangkan rencana. Namun, Anda harus memantaunya dengan cermat waktu, yang berakhir dengan cepat.

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah sumber daya yang tersedia untuk membantu Anda mengidentifikasi kemungkinan tindakan atau solusi. Yang paling penting dalam hal ini adalah tim Anda, yang harus mengimplementasikan apa yang telah dikembangkan rencana dalam hidup. Pertimbangkan strategi yang tepat untuk memastikan partisipasi anggota tim. Ada tiga jenis kebijakan di sini.

Diasumsikan bahwa pada akhir fase pertama perencanaan pemimpin akan menerimanya larutan bertindak dengan cara tertentu. Haruskah aku bergeser larutan di pundak seluruh tim? Hal ini tergantung pada apa yang disebut konstitusi politik, tertulis atau tidak tertulis, dari kolektif atau organisasi yang mengabadikan hal-hal tersebut. Nanti Anda akan melihatnya secara kolektif penerimaansolusi Ada "zona senja" tertentu. Anda mungkin menganggap diri Anda salah satu dari dua atau bahkan tiga tipe pemimpin sekaligus. Perdana Menteri, misalnya, adalah pemimpin yang dicalonkan, dipilih, dan diangkat. Bahkan jika Anda memiliki wewenang untuk menawarkan milik Anda sendiri rencana atau pilih dari beberapa opsi yang mungkin yang menurut Anda terbaik, Anda tidak selalu memiliki keinginan untuk menggunakan kekuatan ini, karena Anda perlu memikat dan menginspirasi tim. Akal sehat menyatakan bahwa semakin banyak tim (atau individu) terlibat dalam proses pengembangan dan adopsisolusi, semakin tinggi kemungkinan dia akan dengan antusias mengimplementasikan apa yang telah diadopsi rencana dalam hidup. Namun, proses ini harus dijaga dengan ketat.

Dalam tim yang semua anggotanya memiliki kompetensi yang kurang lebih sama, proses pemilihan beberapa alternatif dapat disertai dengan perdebatan sengit. Pemimpin dan anggota tim biasa harus berusaha menyampaikan sudut pandang mereka semeyakinkan mungkin, pada saat yang bersamaan.

1. Bagian teoritis

1.1 Fungsi perencanaan

1. produksi;

2. keuangan;

3. personil;

4. pemasaran.

Perencanaan produksi adalah kemampuan untuk meramalkan tujuan dan hasil tindakan suatu entitas ekonomi (perusahaan) dan menentukan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu.

Perencanaan keuangan (memiliki 3 jenis ) - Ini adalah proses pengembangan sistem tindakan untuk memastikan pengembangan perusahaan dengan sumber daya keuangan yang diperlukan dan meningkatkan efisiensi kegiatan keuangan di periode mendatang.

Perencanaan personalia adalah kegiatan terarah suatu organisasi untuk melatih personel, menjamin pengembangan personel yang proporsional dan dinamis, menghitung struktur profesional dan kualifikasinya, menentukan kebutuhan umum dan tambahan, serta mengendalikan penggunaannya.

Perencanaan pemasaran dicirikan oleh adanya tujuan tertentu (mencapai tujuan yang diinginkan), fungsi (studi tentang lingkungan, situasi, desain dan pemilihan alternatif, evaluasi tindakan, dll), struktur (hubungan organisasi komponen individu ke dalam suatu keseluruhan yang saling berhubungan), arus (informasi antara perencana dan pengguna).

spesialis waktu manajemen kepala

1.2 Tanggung jawab manajer

Pekerjaan yang baik dimulai dengan pengorganisasian yang cermat. Agar pekerjaan dapat diselesaikan secara efisien dan tepat waktu, maka perlu memperhatikan pengorganisasian proses ini. Jika tanggung jawab yang diperlukan disajikan dalam bentuk daftar, maka itu akan mencakup fungsi-fungsi berikut: menetapkan tugas dan mengatur pelaksanaan, mendistribusikan tanggung jawab dan memastikan interaksi, membangun hubungan, menganalisis hasil, mengaudit efektivitas proses, dll. Bagaimana caranya menerapkannya dalam praktik?

Dalam pekerjaan seorang manajer di tingkat mana pun, fungsi-fungsi berikut dapat dibedakan:

§ manajemen bawahan: semua tindakan yang harus diambil seorang manajer untuk memastikan bahwa karyawan menyelesaikan seluruh jumlah pekerjaan yang diperlukan dengan benar;

§ interaksi dengan perusahaan: pertemuan, konferensi dan korespondensi dengan kolega dan manajer senior;

§ produksi hasil: semua tindakan seorang manajer yang tidak terkait dengan pengelolaan bawahan atau interaksi dengan perusahaan, ketika ia bekerja lebih sebagai manajer spesialis, meskipun berkualifikasi tinggi;

§ pemahaman: analisis dan sintesis informasi yang diperlukan untuk mengembangkan keputusan manajemen yang efektif.

1.3 Merencanakan waktu manajer (manajemen waktu)

Efektivitas suatu organisasi sangat bergantung pada pengorganisasian kerja manajer. Untuk melakukan hal ini, ia harus belajar merencanakan waktu kerjanya dan mempertimbangkan penghematan waktu sebagai cadangan utama untuk meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Efektivitas pekerjaan pribadi seorang manajer sangat bergantung pada kemampuannya untuk secara akurat menentukan tujuan dan merencanakan pekerjaannya. Pekerjaan apa pun harus dimulai dengan menetapkan tujuan.

Proses penetapan tujuan terdiri dari tiga tahap:

I - menemukan tujuan (apa yang saya inginkan?)

II - analisis situasi (apa yang dapat saya lakukan?)

III - pernyataan tujuan (apa sebenarnya yang mulai saya lakukan?)

Menetapkan tujuan adalah tahap awal perencanaan. Rencana adalah daftar hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan. Apalagi setiap tugas harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Ada aturan untuk merencanakan waktu pribadi, yang menurutnya perlu:

1) atur rasio (60:40), mis. membuat rencana hanya untuk sebagian waktu kerja tertentu (kurang lebih 60%). Faktanya, peristiwa-peristiwa yang sulit diramalkan, gangguan (“waktu tenggelam”), serta kebutuhan pribadi tidak dapat direncanakan sepenuhnya. Oleh karena itu, disarankan untuk mendistribusikan waktu Anda di antara dua blok:

a) 60% - waktu yang direncanakan (kegiatan yang direncanakan);

b) 40% - waktu kerja yang tidak terduga (unforeseen aktivitas) dan spontan (aktivitas spontan).

Tergantung pada jenis pekerjaan atau posisi, rasio ini mungkin berbeda.

2) menganalisis aktivitas dan konsumsi waktu, serta “interferensi”. Untuk melakukan hal ini, disarankan untuk mendokumentasikan dan mengontrol bagaimana dan untuk apa waktu yang dihabiskan;

3) menyusun rencana aksi: membuat daftar semua kegiatan yang akan datang selama periode perencanaan, membaginya menjadi jangka panjang, menengah dan pendek;

4) melaksanakan perencanaan yang realistis, yaitu. rencanakan hanya jumlah tugas yang dapat ditangani secara realistis;

5) mengganti, jika memungkinkan, waktu yang hilang;

6) menyusun rencana sementara Anda secara tertulis, yang memungkinkan Anda untuk selalu memiliki gambaran lengkap tentang berbagai hal, dan juga memiliki efek mobilisasi;

7) memasukkan tugas-tugas yang belum terselesaikan dalam rencana periode berikutnya;

8) mencatat hasil atau tujuan dalam rencana, bukan tindakan, sehingga kegiatan diarahkan langsung pada pencapaian tujuan;

9) menetapkan standar waktu, sediakan dalam rencana Anda untuk menyelesaikan setiap tugas sebanyak yang diperlukan

10) menetapkan tenggat waktu yang tepat untuk semua jenis kegiatan, yang khususnya mengajarkan disiplin diri;

11) menetapkan prioritas, yaitu menentukan secara pasti tugas mana yang menjadi prioritas;

12) menyingkirkan “tirani” ketergesaan. Tugas yang paling mendesak tidak selalu merupakan tugas yang paling penting, namun seringkali merupakan waktu yang paling banyak dihabiskan untuk pelaksanaannya;

13) mendelegasikan wewenang. Untuk melakukan ini, Anda harus menetapkan dalam rencana Anda pekerjaan mana yang harus Anda lakukan sendiri dan mana yang harus didelegasikan;

14) menyisakan sejumlah waktu tertentu sebagai cadangan untuk pengunjung tak terduga, percakapan telepon, atau jika durasi kasus tertentu diremehkan;

15) terus-menerus mengerjakan ulang dan memeriksa ulang rencana Anda: apakah hal-hal tertentu dapat dilaksanakan secara lengkap dan tepat waktu;

16) merencanakan dan memanfaatkan waktu luang, waktu perjalanan, dan waktu tunggu dengan sebaik-baiknya, misalnya untuk mengerjakan materi, berpikir, dan lain-lain;

17) memberikan waktu yang lama dan terus menerus untuk menyelesaikan tugas-tugas dasar (waktu tenang, jam tertutup);

18) menyisihkan sebagian waktu Anda untuk pekerjaan yang direncanakan, persiapan dan kreatif, serta untuk pelatihan lanjutan;

19) merencanakan tugas rutin, seperti membaca laporan bulanan, menelusuri departemen, dll.;

20) memastikan bahwa waktu sesedikit mungkin dihabiskan untuk aktivitas non-produktif, membatasi diri hanya pada hal-hal yang paling penting;

21) ketika merencanakan, pikirkan alternatif berdasarkan prinsip “selalu ada cara lain yang lebih baik”;

22) memperkenalkan variasi dalam aktivitas Anda, bergantian antara proyek jangka panjang dan jangka pendek, bekerja sendiri dan bekerja sama;

23) mengoordinasikan rencana waktu Anda dengan rencana orang lain.

1.4 Rekomendasi untuk membuat rencana mingguan

1. Jangan memuat hari kerja Anda lebih dari 60%, karena... Hal-hal yang tidak direncanakan bisa saja terjadi setiap hari.

2. Memasukkan usulan pertemuan ke dalam rencana.

3. Dalam agenda mingguan, bedakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

4. Pilih dan kelompokkan apa yang disebut karya kecil.

Berdasarkan rencana mingguan, mereka membuat rencana pada setiap hari, aturan berikut harus dipatuhi:

§ menyelesaikan tugas yang dijadwalkan pada hari itu sampai akhir;

§ memulai hari kerja dengan 10-15 menit memikirkan pekerjaan yang akan datang untuk hari itu;

§ menentukan urutan pekerjaan (lebih baik menyelesaikan tugas tersulit hari itu terlebih dahulu; biasanya ini merupakan inti utama hari kerja, tetapi Anda tidak boleh membiarkan diri Anda tergoda untuk “menyelesaikan segala hal kecil dari jalan dulu”);

§ jangan memulai hari kerja Anda dengan menyortir surat, karena jarang berisi sesuatu yang mendesak;

§ menyelesaikan terlebih dahulu pekerjaan yang belum selesai sehari sebelumnya, agar tidak terjadi kebuntuan;

§ mencoret setiap tugas yang diselesaikan dari rencana kerja harian;

§ gunakan, jika memungkinkan, satu jam di pagi hari untuk bekerja “di balik pintu tertutup”.

Kita semua mempunyai satu modal yang sama, nilai absolut yang sama, yaitu waktu. Banyak manajer sering mengeluh tentang kelebihan beban. Namun dalam banyak kasus, ketika Anda mulai mempelajari suatu masalah, bukan kelebihan beban yang harus disalahkan, tetapi ketidakmampuan merencanakan waktu Anda. Jika seorang pemimpin tidak tahu bagaimana menetapkan prioritas, terus-menerus terganggu oleh hal-hal yang tidak penting, dan terlalu bergantung pada peristiwa-peristiwa hari itu, maka, biasanya, dia tidak punya waktu untuk mendidik diri sendiri, istirahat, atau berkomunikasi. Dalam hal ini, manajemen itu sendiri dapat sangat membantu – penggunaan metode kerja yang konsisten dan tepat sasaran dalam praktik sehari-hari agar dapat memanfaatkan waktu secara optimal dan bermakna. Untuk mempelajari rasional menggunakanHAIapa milikmu waktu, diperlukan mengenali milik mereka lemah tempat.

Bagaimana seharusnya waktu seorang manajer didistribusikan antara menghasilkan hasil dan bidang tanggung jawab lainnya? Hal ini tergantung pada faktor-faktor berikut:

§ Spesifik pekerjaan. Jika pekerjaannya sangat terspesialisasi, maka Anda harus sangat memperhatikan hasil yang dihasilkan. Jika pekerjaan tersebut memerlukan pengetahuan/keterampilan unik yang tidak dimiliki orang lain, maka Anda ditakdirkan untuk melakukan lebih banyak pekerjaan daripada manajemen. Pada saat yang sama, karena Andalah yang bertanggung jawab atas kualifikasi bawahan Anda, masuk akal untuk melatih mereka mengenai apa yang harus Anda lakukan.

§ Tingkat hierarki perusahaan. Semakin rendah level Anda, semakin Anda harus berusaha keras untuk membuahkan hasil. Masalahnya adalah ketika mereka menaiki tangga karier dan memperluas tugas mereka, para manajer tetap mempertahankan kebiasaan buruk ini.

§ Kekuatan kekuasaan. Semakin lemah kekuatanmu, semakin banyak pekerjaan yang harus kamu lakukan; takdir Anda adalah membuahkan hasil.

§ Kualifikasi bawahan. Semakin rendah tingkat profesional mereka, semakin banyak pekerjaan yang harus Anda lakukan.

§ Motivasi bawahan. Semakin sedikit bawahan yang tertarik dengan hasil pekerjaannya, semakin banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh manajer itu sendiri.

1.5 Tanggung jawab seorang spesialis

Karyawan berkewajiban:

1) mematuhi Konstitusi Federasi Rusia, undang-undang konstitusional federal, undang-undang federal, keputusan Presiden Federasi Rusia, resolusi Pemerintah Federasi Rusia, perjanjian internasional Federasi Rusia dan tindakan hukum pengaturan Obat Federal Layanan Kontrol Rusia;

2) menjamin perlindungan hak dan kepentingan sah warga negara;

3) melaksanakan perintah dan petunjuk, kecuali yang tidak sah atau tidak berkaitan dengan pelaksanaan tugas kedinasannya;

4) mematuhi peraturan internal yang ditetapkan, tata cara penanganan informasi resmi, dan mematuhi uraian tugas;

5) dalam batas-batas tugas resminya, mempertimbangkan secara tepat waktu permintaan dari warga negara dan asosiasi publik, serta perusahaan, lembaga dan organisasi, badan negara dan pemerintah daerah dan membuat keputusan mengenai mereka dengan cara yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia;

6) mempertahankan tingkat kualifikasi yang cukup untuk melaksanakan tugas resminya;

7) menjaga rahasia negara dan rahasia lain yang dilindungi undang-undang, serta tidak mengungkapkan informasi yang diketahuinya sehubungan dengan pelaksanaan tugas resmi yang mempengaruhi kehidupan pribadi, kehormatan dan martabat warga negara.

Tanggung jawab karyawan atas posisinya ditentukan oleh uraian tugas. Prosedur untuk mengembangkan dan menyetujui uraian tugas ditetapkan oleh direktur Layanan Pengawasan Obat Federal Rusia.

Pelaksanaan tugas kedinasan oleh seorang pegawai juga meliputi:

1) partisipasi dalam kamp pelatihan, latihan, kompetisi dan acara resmi lainnya yang direncanakan;

2) tindakan untuk melindungi kehidupan, kesehatan, kehormatan dan martabat warga negara, serta untuk menjamin keselamatan mereka sendiri sehubungan dengan pelaksanaan tugas resmi;

3) berada dalam posisi sandera sehubungan dengan pelaksanaan tugas resmi;

4) bepergian ke dan dari tempat tugas, sedang dalam perjalanan bisnis;

5) sedang berobat, melakukan perjalanan menuju tempat pengobatan dan pulang pergi.

Karyawan tunduk pada registrasi sidik jari negara wajib sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia.

1.6 Merencanakan waktu spesialis

Dalam proses perencanaan individu dan pengelolaan aktivitasnya, spesialis menjadi lebih sadar akan pekerjaannya, sumber daya, dan peluang kerja sama; menerima informasi yang wajar tentang haknya, pembatasan dan penggunaan waktu kerja. Akibatnya, spesialis mengenal dirinya sendiri, yang memungkinkan dia tidak hanya bekerja, tetapi juga mencapai hasil yang tinggi.

Kami menawarkan sepuluh aturan "emas" yang telah kami rumuskan, yang penerapannya akan membantu Anda mencapai pengorganisasian pekerjaan yang lebih baik dan perencanaan waktu yang sukses.

1. Bentuklah blok-blok pekerjaan yang di dalamnya Anda akan memasukkan penyelesaian tugas-tugas besar atau serupa

Seseorang yang terus-menerus diganggu atau diganggu oleh orang lain akan membutuhkan waktu yang jauh lebih lama untuk menyelesaikan suatu tugas dibandingkan seseorang yang hanya fokus menyelesaikan jumlah pekerjaan yang sama. Istirahat membutuhkan waktu dan upaya tambahan untuk memulai dan membenamkan diri dalam pekerjaan. Jika Anda menggabungkan pelaksanaan beberapa pekerjaan bervolume kecil namun serupa karakternya (misalnya, percakapan telepon, menjawab surat dari koresponden, mendiskusikan masalah resmi dengan karyawan) ke dalam blok kerja, maka penghematan waktu akan terlihat jelas.

2. Sengaja mengasingkan diri dan menetapkan jam di luar kantor.

Untuk melakukan tugas yang sangat penting, Anda harus bisa bekerja dengan tenang, tanpa gangguan apa pun. Tidak dapat diterima jika pintu kantor Anda selalu terbuka untuk semua orang. Selain itu, masih tidak mungkin untuk mengatur agar Anda selalu dapat dihubungi melalui telepon, karena dari waktu ke waktu Anda harus menemui klien, untuk negosiasi, dll. Artinya, perlu ditetapkan jam kerja pribadi di luar jam kerja. Untuk melakukan ini, Anda harus mengalihkan telepon ke sekretaris, kolega, atau menggunakan mesin penjawab. Hanya dalam hal ini akan ada jangka waktu dalam jadwal kerja Anda di mana Anda dapat, dengan konsentrasi maksimal, mencapai produktivitas dan efektivitas tertinggi. Panggilan telepon yang diterima selama periode ini dapat dijawab di kemudian hari.

3. Saat melakukan negosiasi, menetapkan aturan dan juga menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu

Lamanya suatu pekerjaan tertentu biasanya bergantung pada waktu yang tersedia. Hampir setiap pelaku bisnis mengeluhkan negosiasi yang terlalu berlarut-larut dan tidak efektif. Segala sesuatu yang diperlukan harus didiskusikan, tetapi tidak lebih dari satu jam. Ini seharusnya merupakan waktu yang cukup untuk mendengarkan semua sudut pandang dan membuat keputusan besar. Kadang-kadang pertemuan bisnis berubah menjadi “ruang bincang-bincang” yang tidak ada gunanya. Paling sering dijadwalkan pada jam 10 pagi, dan negosiasi berlangsung hingga makan siang. Sementara itu, jika pertemuan dijadwalkan pada jam 11 pagi, maka itu juga pasti akan berakhir pada makan siang, dan mungkin dengan hasil terbaik. Oleh karena itu, kerangka waktu yang ketat harus ditetapkan ketika melakukan negosiasi, pertemuan, dll.

4. Memegang teguh prinsip penetapan prioritas dalam melaksanakan segala jenis pekerjaan

Tidak ada seorang pun yang dapat menangani semua hal yang perlu dilakukan atau ingin dilakukan. Fenomena dan masalah yang umum terjadi adalah keinginan untuk melakukan terlalu banyak hal sekaligus. Namun, hanya ada 24 jam dalam sehari. Untuk memperpanjang hari kerja mereka, beberapa orang juga bekerja paruh waktu jika benar-benar diperlukan. Jangan lupa bahwa stres bukan berasal dari apa yang kita lakukan, tetapi dari apa yang tidak sempat kita lakukan. Kami tertekan karena mengetahui bahwa kami tidak punya waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. Satu-satunya cara untuk mengatasi alur tugas, pertemuan bisnis, perjanjian adalah dengan menetapkan prioritasnya dengan jelas dan jelas, dengan fokus pada pencapaian tujuan Anda sendiri dan menyelesaikan hal-hal yang benar-benar penting. Berkat ini, Anda dapat memanfaatkan setiap hari, jam, dan menit dengan sebaik-baiknya. Pertama-tama, disarankan untuk mengambil masalah yang diberi prioritas nomor 1.

5. Jika memungkinkan, lakukan hanya hal-hal yang benar-benar penting (Prinsip Pareto)

Vilfredo Pareto pada abad ke-19. menemukan bahwa hanya sebagian kecil dari hasil aktivitas apa pun yang bernilai nyata. Jadi, misalnya, 80% kesuksesan suatu perusahaan dicapai berkat hanya 20% kliennya, atau hanya 20% teks artikel atau surat edaran yang memuat 80% seluruh informasi. Jika kita sedang membaca, saat rapat, memasukkan data ke dalam komputer, dan sebagainya. Jika kita membatasi diri pada hal yang benar-benar penting, maka dengan menggunakan 20% waktu kerja kita saja, kita akan mendapatkan 80% hasilnya. Kesulitan utama adalah mengidentifikasi 20% yang menjadi sandaran keberhasilan bisnis. Dalam hal ini, yang kecil menentukan yang banyak!

6. Manfaatkan sepenuhnya delegasi sebagai layanan yang dapat ditagih.

Tidak ada pebisnis yang menghargai waktunya yang harus melakukan semuanya sendiri. Tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh orang lain tentu harus dilaksanakan oleh mereka. Siapapun yang tidak mempunyai bawahan sama sekali atau pegawai yang tidak mempunyai kualifikasi yang memadai hendaknya merekrut bawahan dengan pelatihan yang sesuai atau mengurus pelatihan personel yang ada. Karena pendelegasian wewenang memerlukan penghematan waktu yang signifikan, akan lebih menguntungkan dan lebih murah untuk menggunakan layanan berbayar di luar perusahaan Anda untuk waktu yang lama, menggunakan bantuan berbagai lembaga, perusahaan konsultan, dan organisasi yang menyediakan berbagai layanan.

7. Menyelesaikan tugas besar dalam bagian-bagian kecil (taktik memotong salami)

Albert Einstein juga mencatat bahwa kebanyakan orang suka menebang kayu karena tindakannya langsung mengikuti hasilnya. Justru karena akibat yang terlalu jauh, orang cenderung “menghindar” dari tugas-tugas yang besar dan sulit atau ragu-ragu untuk menyelesaikannya, dengan kata lain, menunda-nunda tugas tersebut.Bahkan ketika sangat lapar, seseorang tidak dapat makan. makan utuh sekaligus. banteng, dia bisa makan sekitar dua steak setiap hari. Tujuan dan proyek juga harus dibagi menjadi porsi kecil dan dilaksanakan dalam waktu yang cukup lama, mencurahkan sekitar dua jam untuk pekerjaan ini setiap hari. Sekali perantara pertama tujuan tercapai maka akan muncul hasil-hasil tertentu yang akan merangsang selesainya tugas-tugas yang tersisa.

8. Tetapkan tenggat waktu bagi diri Anda sendiri untuk menyelesaikan tugas kategori A (CDF)

Misalnya, di awal bulan, sediakan blok waktu tertentu di kalender kerja Anda untuk menyelesaikan usaha Anda dan perlakukan itu sebagai pertemuan atau pertemuan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. Ketika Anda mulai memasukkan tanggal negosiasi baru, pertemuan, dll. ke dalam kalender di masa depan, Anda tanpa sadar akan “tersandung” atas entri Anda sebelumnya dan akan dipaksa untuk menjadwal ulang acara yang direncanakan ke tanggal lain. Hal ini tidak akan terjadi jika tidak ada entri di kalender tentang kegiatan yang Anda rencanakan. Ini adalah satu-satunya cara untuk memaksa diri Anda mengalokasikan waktu dalam jadwal Anda untuk melakukan hal-hal yang benar-benar penting bagi Anda, yang termasuk dalam kategori A-to-do. Catatan tentang Akta pribadi yang direncanakan, seperti halnya catatan tentang pertemuan bisnis, konferensi, dll., perlu dilengkapi dengan informasi spesifik, mis. angka, tanggal dan fakta (CDF). Ketika waktu berbagai acara akan disepakati dengan karyawan lain, “kesepakatan dengan diri sendiri” tentunya harus diperhitungkan ketika merencanakan semua hal lainnya.

9. Selesaikan tugas utama Anda di pagi hari (rasa sukses)

Pagi hari memberi kita emas. Rahasia sukses banyak pengusaha adalah pada pagi hari di rumah atau di tempat kerja, tepat sebelum hari kerja dimulai, mereka berhasil menyelesaikan satu atau beberapa tugas penting bagi mereka, atau setidaknya memulainya. Kemajuan yang menentukan seperti itu akan membuahkan hasil dalam hal apa pun.

10. Secara sadar memperhitungkan fluktuasi tingkat kinerja dalam rencana kerja.

Sebagian besar dari kita mengalami perubahan produktivitas tenaga kerja pada hari kerja, bisa mencapai puncaknya atau menurun tajam. Hal ini terjadi terlepas dari apakah seseorang itu "burung" atau "burung hantu malam". Bagaimanapun, Anda harus merencanakan untuk melakukan pekerjaan terpenting selama periode peningkatan kinerja. Pada masa ini, seseorang merasa penuh kekuatan dan mampu berbuat lebih banyak dan dengan hasil yang lebih baik dibandingkan pada masa penurunan kinerja. Pekerjaan rutin yang tidak terlalu penting sebaiknya dilakukan pada sore hari. Saat merencanakan tugas harian Anda, ingatlah bahwa tugas terpenting diselesaikan pada awal hari kerja. Selama periode kinerja puncak, disarankan untuk melakukan wawancara dengan karyawan, rapat dan pertemuan bisnis dengan klien. Dedikasikan periode penurunan kinerja untuk konsultasi dan panggilan telepon.

2. Bagian praktis

Merencanakan jam kerja kepala organisasi LLC "FLINT-KSI"

LLC "FLINT-KSI" adalah pusat hiburan remaja di Moskow.

Saat ini efektivitas suatu organisasi sangat ditentukan oleh efisiensi kerja sehari-hari para personel manajemen. Jelas terlihat bahwa sulit untuk mengatur kerja dalam tim jika manajer dan bawahannya tidak memiliki teknik dan metode kerja yang modern serta tidak meningkatkan gaya kerja masing-masing. Tentu saja, kesiapan seorang manajer untuk suksesnya kegiatan ditentukan oleh pengetahuan, kemampuan, keterampilan dan kualitas. Namun, peran penting dimainkan dengan mempelajari mekanisme sebab-akibat dari kekurangan dan permasalahan yang ada, serta mencari cara untuk meningkatkan pekerjaan kita.

Efisiensi organisasi Flint-KSI LLC diwujudkan berkat struktur manajemen yang terbentuk dengan baik. Organisasi ini dipimpin oleh seorang direktur, yang melapor kepada manajer:

1. Manajer puncak

2. Manajer menengah

3. Manajer tingkat bawah

Masing-masing dari mereka melakukan tugas yang ditentukan secara ketat. Untuk menjalankan fungsinya secara efektif, seorang manajer harus merencanakan hari kerjanya dengan kompeten.

Penggunaan waktu kerja yang rasional oleh seorang manajer sangat penting untuk menghilangkan kekurangan dalam praktik aktivitas sehari-hari. Dalam organisasi Flint-KSI, hal ini dicapai dengan mendelegasikan sebagian wewenang dan tanggung jawabnya kepada direktur kepada manajer. Pada dasarnya, tanggung jawab ini mencakup pekerjaan rutin sehari-hari, misalnya menyusun jadwal kerja staf, mengerjakan dokumentasi, bekerja dengan klien organisasi, dan menjawab panggilan telepon.

Langkah penting dalam menciptakan sistem manajemen waktu yang efektif bagi seorang manajer adalah menentukan tujuan kegiatan, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Pengelolaan berdasarkan tujuan tidak dikaitkan dengan upaya tambahan, karena didasarkan pada proses perencanaan dengan penetapan batas waktu pelaksanaan tindakan atau kegiatan yang direncanakan. Berkat pengurangan volume pekerjaan sehari-hari, direktur Flint-KSI memiliki waktu luang yang cukup untuk mengembangkan tujuan organisasi dan menyusun strategi jangka panjang.

Tujuan yang ditetapkan oleh pemimpin tidak hanya menentukan tindakan yang harus dilakukan, tetapi juga merangsang pelaksanaannya. Menetapkan tujuan berarti seorang pemimpin secara sadar menjalankan tindakannya. Bagi seorang pemimpin, penetapan tujuan bertindak sebagai kekuatan pendorong, yang energinya hilang hanya ketika tujuan tercapai.

Untuk mendapatkan hasil terbaik ketika merencanakan waktu kerja, manajer perlu menggunakan konsep seperti “periode perencanaan”: hari, minggu, bulan, tahun. Setiap periode perencanaan harus dipertimbangkan secara terpisah. Dalam hal ini, disarankan untuk memiliki rencana tersendiri untuk setiap periode.

Keuntungan utama yang dicapai dengan menjadwalkan pekerjaan adalah penjadwalan waktu kerja menghasilkan penghematan waktu. Dalam hal ini, manajer mempunyai kesempatan untuk menggunakan waktu kerjanya yang tersedia untuk kegiatan yang bermanfaat dan sukses serta mencapai tujuannya dengan waktu sesedikit mungkin. Perencanaan sebagai komponen terpenting dalam organisasi pekerjaan pribadi berarti persiapan untuk pelaksanaan tujuan yang dimaksudkan dan penataan (pengefisienan) waktu kerja.

Dalam menyusun rencana kerja setiap periode, Ketua Flint-KSI berpedoman pada jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apa tujuan utama periode ini?

Berapa banyak waktu yang dia punya?

Dalam urutan apa tugas-tugas utama periode tersebut harus diselesaikan?

Persiapan apa saja yang harus dilakukan?

Untuk menjalankan tugasnya dengan baik dan mencapai tujuannya, manajer memahami dengan jelas betapa terbatasnya anggaran waktu kerjanya. Hal ini dijelaskan oleh fakta bahwa rencana masa kerja yang dikembangkan merupakan proyek proses kerja untuk periode waktu yang akan datang.

Untuk menyusun rencana hari kerja, ketua Flint-KSI menggunakan metode “Alps”, yang meliputi penerapan lima tahap berikut, berdasarkan penggunaan prinsip dasar dan aturan perencanaan waktu kerja (metode ini juga dapat digunakan untuk mengembangkan rencana minggu kerja):

Menyusun daftar lengkap pekerjaan yang direncanakan untuk hari ini. Daftar ini harus disusun dengan memperhatikan pembagian pekerjaan awal menurut prioritas pelaksanaannya.

Penetapan rencana durasi setiap pekerjaan yang dijadwalkan selesai dan total anggaran waktu kerja.

Pemesanan waktu kerja dengan memperhatikan perbandingan 60 : 40.

Pengambilan keputusan tentang pendelegasian pekerjaan yang direncanakan oleh manajer untuk dilaksanakan.

Pengendalian dan pengalihan apa yang belum dilakukan. Pemantauan penyelesaian tugas dan penggunaan waktu kerja merupakan poin terakhir dalam sistem perencanaan individu. Penerapan tindakan pengendalian memungkinkan manajer memperoleh informasi yang diperlukan untuk menganalisis struktur biaya waktu kerja aktual dan mulai mencari cara yang mungkin untuk meningkatkan pekerjaannya.

Komponen penting dari aktivitas efektif seorang pemimpin adalah kemampuannya untuk memutuskan tugas mana yang harus diprioritaskan, tugas sekunder, dll. makna dalam praktek kerja sehari-hari. Setiap hari, seorang manajer harus membuat keputusan tentang prioritas tugas dan masalah yang harus diselesaikan. Dalam hal ini, penting bagi setiap manajer untuk secara sadar menetapkan prioritas yang jelas, secara konsisten dan sistematis melaksanakan tugas-tugas yang termasuk dalam rencana, dengan urutan pelaksanaan yang tepat.

Kesimpulan

Perencanaan kerja membantu tim dan organisasi menetapkan ekspektasi untuk masa depan, menentukan sumber daya yang mereka perlukan untuk berhasil, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai ekspektasi. Pengembangan strategi efektif untuk mencapai tujuan jangka panjang. Apalagi perencanaan strategis merupakan faktor kunci dalam meningkatkan motivasi dan komitmen dalam mencapai tujuan. Yang terakhir, penerapan rencana secara efektif sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri. Inilah faktor sebenarnya yang menentukan keberhasilan suatu organisasi.

"Perencanaan strategis" adalah istilah yang mendefinisikan fokus, arah, dan ukuran keberhasilan suatu organisasi.

Bibliografi

1. Shchekin Georgy. Organisasi dan psikologi manajemen personalia: Proc. - metode. Keuntungan. - K.: MAUP, 2002. - 832 hal.: sakit. Daftar Pustaka: hlm.752-759.

2. Arkhangelsky G. Organisasi waktu: dari efektivitas pribadi hingga pengembangan perusahaan. - M.: AiST-M, 2007. - 455 hal.

3. Vesnin V.R. Dasar-dasar manajemen. - M.

4. Vikhansky O.S., Naumov A.I. Pengelolaan. - M.: Gardariki, 2008, 528 hal.

5. Gerchikova I.N. Pengelolaan. - M.: UNITY, Bank dan bursa, 2008. 480 hal.

6. Zavelsky M.G. Ekonomi dan sosiologi perburuhan. - M.: Logos, 2009. - 208 hal.

7. Richard L.Daft. Pengelolaan. - SPb.: Peter, 2009. - 832 hal.

8. Travin V.V., Dyatlov V.A. Manajemen personalia perusahaan: Proc. - praktis uang saku. - M.: Delo, 2011. - 272 hal.

9. Bahan dari wikipedia.org

Diposting di Allbest.ru

Dokumen serupa

Waktu kerja dan manajemen waktu manajer dan spesialis di suatu perusahaan: esensi, klasifikasi, cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan. Teknik manajemen waktu modern. Analisis penggunaan waktu kerja di Rumah Sakit Kota Ivanovo No.2.

tesis, ditambahkan 17/08/2016

Inti dari perencanaan waktu kerja. Pelatihan manajemen waktu yang efektif. Analisis perencanaan waktu kerja manajer menggunakan contoh OOO "FLINT-KSI" dan pengembangan rekomendasi untuk optimalisasinya. Alasan kurangnya waktu dan inventarisnya.

tugas kursus, ditambahkan 30/10/2012

Mempelajari kaidah dasar dan fungsi manajemen waktu, teknik penggunaan waktu yang benar. Perencanaan waktu kerja yang realistis. Sistematisasi tugas berdasarkan kepentingan dan prioritas. Organisasi hari kerja. Koordinasi rencana dari waktu ke waktu.

presentasi, ditambahkan 02/08/2015

Manajemen waktu: esensi, tugas dan prinsip. Alasan kurangnya waktu. Proporsi perencanaan waktu "Emas": inventaris, "tenggelam", penetapan tujuan. Teknik menganalisis kompleksitas masalah. Pendelegasian wewenang. Komunikasi informasi.

abstrak, ditambahkan 02/03/2011

Pentingnya manajemen waktu dalam aktivitas seorang wirausaha. Perencanaan waktu kerja yang kompeten dan pembagian tanggung jawab yang rasional antar karyawan. Metode penggunaan waktu yang rasional. Penyebab utama stres pada pengusaha.

abstrak, ditambahkan 05/10/2012

Analisis efisiensi penggunaan waktu kerja. Pengertian dan konsep dasar manajemen waktu. Strukturnya: penetapan tujuan, penentuan prioritas, pengetahuan tentang alat perencanaan, kebiasaan. Karakteristik teknik dasar manajemen waktu.

abstrak, ditambahkan 11/12/2015

Manajemen waktu: perencanaan dan pengendalian waktu. Konsep waktu, alasan kekurangannya. Aturan untuk memulai hari. Mengatasi kesulitan yang terkait dengan manajemen waktu. Aturan untuk mengakhiri hari kerja. Rekomendasi untuk menghadapi orang yang tidak tepat waktu.

abstrak, ditambahkan 20/10/2012

Waktu sebagai kategori sosial dan filosofis. Hipotesis dasar dan masalah manajemen waktu. Arahan dasar manajemen waktu. Prospek penggunaan teknologi manajemen waktu di sekolah. Perencanaan sebagai salah satu faktor penerapan teknologi manajemen waktu.

tesis, ditambahkan 27/11/2012

Sulitnya mengelola pekerjaan kreatif dan manajerial dari atas. Konsep manajemen waktu dan masalah utama kurangnya waktu pribadi dan waktu kerja. Dari mana datangnya kekurangan waktu dan bagaimana cara mengatasinya. Tahapan penerapan manajemen waktu.

tes, ditambahkan 12/08/2010

Manajemen waktu sebagai pelatihan untuk mengontrol jumlah waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu, menilai perannya dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja. Analisis penggunaan waktu kerja. Struktur dan prinsip manajemen waktu.

Manajemen waktu manajer: dari yang sederhana hingga yang rumit

Dalam keyakinan saya yang mendalam,manajemen waktu, sebagai semacam teknologi independen, saat ini sudah ketinggalan zaman . Puncak minat dalam manajemen waktu terjadi 5-10 tahun yang lalu. Namun saat ini manajemen waktu tidak hanya dikritik oleh para pemalas.

Pada akhirnya, peningkatan efektivitas pribadi yang tidak ada artinya - kelelahan, kekecewaan, kelelahan emosional, penurunan gigi. Setelah bertahun-tahun bekerja sebagai konsultan, saya sudah tahu betapa mudahnya mengidentifikasi karyawan yang paling “efektif” dalam sebuah organisasi. Biasanya mereka adalah orang yang terlihat paling lelah dan beban kerjanya berkali-kali lipat lebih besar dibandingkan staf "tidak efektif" lainnya.

Anda dapat memilih tiga jenis(atau tiga jenis) manajemen waktu(TM): 1) individu (atau pribadi); 2) permainan peran (kelompok); 3) organisasi (perusahaan).

Secara default, TM individu sebagian besar ditujukan untuk spesialis dalam “profesi liberal” (pekerja lepas, orang kreatif, dll.), serta untuk pengusaha tunggal dan manajer puncak. Bukan kebetulan bahwa manajer puncak ada dalam daftar ini, karena... mereka diharapkan memiliki kebebasan yang lebih besar dalam mengatur waktu kerja mereka sendiri (dibandingkan dengan karyawan lainnya).

Daftar keterampilan dasar TM individu(keterampilan, kompetensi) terbuka, tetapi keterampilan pengorganisasian diri berikut harus disertakan:

1) Keahlian menghitung dan memperkirakan pengeluaran waktu seseorang pada berbagai tugas/kegiatan.

2) Keterampilan menetapkan tujuan (kemampuan menentukan tujuan, merumuskannya, menyesuaikannya, dll).

3) Keterampilan merencanakan (dalam skala waktu apa pun; tetapi yang paling penting adalah kemampuan merencanakan hari Anda).

4) Keterampilan melaksanakan rencana (kemampuan memilih hal-hal yang diprioritaskan; kemampuan mengambil keputusan; kemampuan mengenali dan mengatasi “waktu yang terbuang”).

5) Keterampilan memulihkan kekuatan, mempertahankan kinerja dan motivasi yang tinggi (“drive”).

1) Untuk pelacakan waktu ketepatan waktu digunakan (fotografi/foto diri hari kerja; program komputer untuk mencatat jam kerja), berbagai macam grafik dan daftar periksa.

2) Untuk penetapan tujuan alat seperti SMART, CCCFT, GROW, piramida tingkat logis R. Dilts, analisis “nilai tujuan X”, dll.

3) Untuk perencanaan berbagai jenis sistem digunakan, yang biasanya disebut dengan nama penciptanya: perencanaan “menurut metode ALPS L. Seiwert”, “menurut Gleb Arkhangelsky”, “menurut sistem GTD D. Allen”, “menurut metode Stephen Covey”, “menggunakan piramida B Franklin”, “menurut metode P. Bregman”, “menurut teknologi B. Moran”, dll.

Biasanya, setiap sistem perencanaan memiliki buku hariannya sendiri, yang dapat dibeli sebagai pengatur kertas atau sebagai program komputer.

Cabang metode yang terpisah dikaitkan dengan peningkatan disiplin kinerja pribadi - pengembangan rutinitas dan ritual kerja yang benar, konsolidasi berbagai jenis kebiasaan yang bermanfaat.

5) K teknik "energi". manajemen waktu mencakup mempertimbangkan bioritme pribadi dan kemampuan untuk memilih waktu paling optimal sepanjang hari untuk menyelesaikan masalah individu; ritme dalam bekerja, periode kerja/istirahat yang bergantian (misalnya, teknik tersendiri di sini disebut " "); kemampuan untuk beristirahat secara konstruktif; kemampuan untuk menjalani kehidupan yang bervariasi, seimbang, dll.

Manajemen waktu berbasis peran- ini adalah komunikasi dengan orang-orang di sekitar kita. Kita tidak hidup dalam kehampaan; kehidupan dan pekerjaan kita terhubung dengan orang lain. Artinya efektivitas kita (termasuk dalam waktu) bergantung pada kemampuan membangun hubungan yang benar dengan orang lain.

Dalam setiap jenis hubungan kita memainkan peran tertentu. peran sosial. - ini adalah serangkaian fungsi; semacam daftar tindakan dan perilaku yang diperlukan untuk mempertahankannya. Peran seorang manajer melibatkan, pertama-tama, komunikasi manajemen, di mana manajer melatih dan menginstruksikan karyawan, menetapkan tugas dan memberi perintah, mengoordinasikan pekerjaan, memberikan umpan balik, dll.

Bukan rahasia lagi kalau penyerap waktu dan hambatan terbesar dalam mencapai tujuan kita adalah orang lain. Ada banyak cara untuk “mencuri” waktu kita: mengalihkan perhatian “bukan urusan”; memanipulasi; gunakan "delegasi terbalik", dll. Di sisi lain, orang lain tidak hanya bisa menjadi, tapi juga asisten yang berharga dalam mencapai tujuan kita. Mereka dapat melakukan beberapa tugas melimpahkan(dan dengan demikian menghemat waktu Anda). Energi tim yang terdiri dari orang-orang yang berpikiran sama selalu melebihi kekuatan satu orang. Oleh karena itu, produktivitas (yaitu efisiensi waktu) suatu tim selalu lebih tinggi daripada produktivitas individu.

Keterampilan dasar bermain peran TM meliputi:

Jika setiap orang telah meningkatkan efektivitas pribadinya dari waktu ke waktu, maka diasumsikan bahwa organisasi pasti menjadi lebih efektif dari waktu ke waktu. Tapi benarkah demikian?